Die besten Tipps um ein Mail-Chaos zu beseitigen

Ein Trick, den Sie vielleicht oder vielleicht auch nicht über Gmail herausgefunden haben, ist, dass Sie Punkte irgendwo im vorderen Teil Ihrer Adresse hinzufügen können, und es macht keinen Unterschied: john.smith@gmail.com funktioniert genauso wie johnsmith@gmail.com. Außerdem kannst du ein Pluszeichen und ein beliebiges Wort vor dem @-Zeichen hinzufügen (z.B. johnsmith+hello@gmail.com) und Nachrichten erreichen dich trotzdem. Wenn diese Optimierungen keinen Unterschied machen, warum sollten Sie sie dann verwenden? Ein Hauptgrund: Filter. Sie können in Ihrem E Mail Konto Gmail Filter einbauen, damit die eintreffenden Mails schon im Vorhinein sortiert werden. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie die Funktion nutzen können, um Ordnung in das Chaos Ihres Posteingangs zu bringen.

Anmeldung für Newsletter

Gmail kann auch auf dem Android Smartphone verwendet werden

Wenn Sie sich das nächste Mal für einen Newsletter, eine App oder eine Website anmelden, verwenden Sie eine Adresse wie johnsmith+news@gmail.com. Auf diese Weise können Sie alles herausfiltern, was an diese Adresse an ein Etikett oder einen Ordner mit niedriger Priorität gesendet wird. Ein paar Optionen, die Ihnen zur Verfügung stehen, sind, dass Google Mail alle diese Nachrichten als unwichtig markiert oder sie alle als Updates kategorisiert. Wenn Sie sich wirklich in Ihr E-Mail-Management einbringen wollen, dann können Sie sogar ein bestimmtes Wort für alles hinzufügen, wofür Sie sich anmelden: johnsmith+evernote@gmail.com zum Beispiel. Dies könnte irgendwann zu mehr Problemen führen, als es wert ist, aber es gibt Ihnen die Möglichkeit, E-Mails von einer bestimmten Quelle sofort in den Spam-Ordner zu senden oder sie sofort zu löschen.

Freunden einen VIP-Status geben

Neben der Kennzeichnung einiger Nachrichten als unwichtig können Sie natürlich auch das Gegenteil tun. Versuchen Sie, eine alternative E-Mail-Adresse – wie john.smith@gmail.com-to – an die Nächsten und Liebsten weiterzugeben, damit sie sich von der Schlacke abheben, die normalerweise Ihren Posteingang füllt. Richten Sie dann einen Filter ein, um diese Nachrichten als wichtig und vorrangig zu markieren. Es gibt auch den mobilen Aspekt zu berücksichtigen. Durch die Einstellungen in der Gmail-App für Android ist es möglich, Benachrichtigungen Label für Label einzustellen. Wenn Sie also ein neues Label für Ihre VIP-Kontakte einrichten, können Sie sicherstellen, dass nur diese spezifischen Nachrichten einen Alarm auf Ihrem Handy auslösen.

Trennung von Arbeitsleben und Privatleben

Sie haben vielleicht bereits ein separates Google-Konto für Ihren Job, aber wenn Sie jemand sind, der Arbeit und Vergnügen in einem zentralen Posteingang vereint, dann verwenden Sie die Adresstricks, um zwischen den beiden zu unterscheiden. Es könnte so einfach sein, wie das Hinzufügen von „+w“ zu Ihrer Gmail-Adresse für alle arbeitsbezogenen E-Mails. Das gibt Ihnen dann die Möglichkeit, jede eingehende Arbeits-E-Mail mit einem entsprechenden Label zu kennzeichnen, ohne dass ein manueller Aufwand erforderlich ist – nicht nur wird Ihr Posteingang aufgeräumter aussehen, sondern auch die Suche wird viel effizienter. Sie können die Abfragen auf ein bestimmtes Label beschränken und weniger Ergebnisse zum Durchsuchen bereitstellen.

Kontrolle Ihres Hauses

Wir gehen nicht gerne länger als ein paar Tage auf Field Guide, ohne etwas zu erwähnen, was man mit IFTTTT machen kann, also hier ist es. Richten Sie in den Google Mail-Einstellungen eine johnsmith+lights@gmail.com-Adresse als Alias „Send mail as“ ein und Sie können einen IFTTT-Trigger einrichten, der aktiviert wird, wenn eine E-Mail von dieser Adresse aus erscheint. Wählen Sie diesen Alias, wenn Sie eine Nachricht aus dem Büro oder Ihrem Mobiltelefon verfassen und Sie eine der Funktionen von IFTTTT nutzen. Sie werden im Wesentlichen E-Mails an sich selbst senden, aber Sie können die Farbtonbeleuchtung ein- oder ausschalten, Ihren Nestthermostat aufdrehen und so weiter. Sie können den Trick auch verwenden, um Fotos an Flickr zu senden, Twitter zu aktualisieren, einen Text von Ihrem Android-Handy zu senden, und so weiter und so fort.

Erstellen einer Aufgabenliste

Wenn du einen Filter einrichtest, der jede E-Mail, die bei johnsmith+todo@gmail.com eintrifft, beschriftet, dann kannst du dieses Label als provisorische Do-Liste aufrufen. Neben E-Mail-Aufgaben, wenn Sie im Büro oder auf Ihrem Handy sitzen, können Sie E-Mails von anderen Konten weiterleiten oder sogar Fotos von überall an die Liste senden. Alles, was per E-Mail verschickt werden kann, kann zu Ihrer Aufgabenliste hinzugefügt werden, und wie üblich gibt es die Option innerhalb des Filters, diese Nachrichten automatisch zu archivieren und als gelesen zu markieren, damit sie Ihren Posteingang nicht überladen. Das sind unsere Ideen für die Verwendung Ihrer Gmail-Aliase, aber wenn Sie selbst einige Tricks und Tipps haben, würden wir uns freuen, davon zu hören.